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Der schriftliche Ausdruck ist die technisch anspruchsvollste Form der Kommunikation. Er erfordert bestimmte Fähigkeiten, Textverständnis und Kreativität. Anhand des schriftlichen Ausdrucks werden unsere Qualitäten beurteilt. Ein schriftliches Dokument vertritt uns gewissermaßen in unserer Abwesenheit. Im Vergleich zur Kommunikation per Telefon und E-Mail ist der schriftliche Kontakt langsam, teuer und zeitaufwendig.
Jedes Geschäftsdokument entsteht aus einem praktischen Grund, dient einem bestimmten Zweck und zielt auf ein konkretes Ergebnis ab.
Wenn wir ein qualitativ hochwertiges Dokument verfassen wollen, müssen wir mit der Wahl der geeigneten schriftlichen Ausdrucksform beginnen.
Woran erkennt man ein qualitativ hochwertiges Dokument:
· Es bringt seinen Zweck klar und effektiv
zum Ausdruck· Es vermittelt nur das, was der Autor sagen möchte·
Der Text schweift nicht vom Thema
ab· Es führt zu guten Ergebnissen
Wann ist schriftlicher Kontakt angebracht · Wenn wir eine dauerhafte Aufzeichnung
benötigen· Wenn es sich um eine komplexe Mitteilung
handelt· Wir benötigen Kopien für mehrere Leser·
Wenn der Adressat physisch nicht erreichbar ist oder es schwierig ist, ihn zu erreichen. Wir haben jedoch keine Garantie, dass unser Brief gelesen wird, insbesondere wenn es sich um eine hochrangige Person handelt, die täglich viel Post erhält.
· Wenn wir offiziell und ernsthaft wirken wollen. Ein schriftliches Dokument strahlt eine gewisse Autorität und Überzeugungskraft aus. Es kann leichter zu einer Handlung bewegen als ein Telefongespräch.
Nachteile der schriftlichen Kommunikation
Der schriftliche Kontakt entbehrt aller Vorteile der persönlichen Kommunikation. Wir sehen weder den Gesichtsausdruck noch die Gestik des Gegenübers, wir hören seine Stimme nicht. Schreiben und Lesen sind im Vergleich zum Sprechen und Zuhören langsamer und weniger effektiv.
Der größte Nachteil ist die Einseitigkeit. Wenn der Empfänger etwas falsch versteht, sind Sie nicht zur Stelle, um es ihm zu erklären. Außerdem haben Sie keine Gewissheit, ob er den Brief überhaupt gelesen hat. 
Wie man dem Empfänger das Lesen
erleichtert Lesen ist ein komplexer Prozess, der auf drei Ebenen abläuft.
Der Empfänger muss:
1. die einzelnen Wörter lesen und ihre Bedeutung
erfassen 2. die Sätze analysieren und darin zusammenhängende Gedanken
finden 3. den Gesamtzusammenhang der Mitteilung
verstehen Genau auf diesen drei Ebenen muss man ihm helfen. Beachten Sie folgende Grundsätze:
1. Wählen Sie verständliche und kurze Wörter, die dem Adressaten bekannt sind.
2. Bilden Sie unkomplizierte Sätze.
3. Strukturieren Sie die Sätze sinnvoll und fassen Sie sie zu Absätzen zusammen. Kürzere Sätze sind zwar verständlicher, aber eine Seite voller kurzer Sätze wirkt wie ein Maschinengewehrfeuer. Sie wimmelt von einer Vielzahl verschiedener Gedanken, die jedoch keinen Zusammenhang zueinander haben.
Die meisten Menschen schreiben einen Gedanken nach dem anderen auf, so wie er ihnen in den Sinn kommt, bis sie zu einem Schluss kommen. Dadurch gewinnt der Text an Flüssigkeit, doch es ist auf eine präzise und verständliche Ausdrucksweise zu achten.
· Stellen Sie zunächst eine Behauptung auf und begründen Sie diese anschließend.
· Versuchen Sie, den Adressaten mit Ihren Gedanken zu beeindrucken und seine Aufmerksamkeit zu wecken. Untermauern Sie Ihre Gedanken mit Argumenten.
· Versuchen Sie, so schnell wie möglich zum Kern der Botschaft zu kommen.